Warum es für kleine Unternehmen sicherer ist, Online-Faxe statt konventioneller Faxe zu verwenden

Warum es für kleine Unternehmen sicherer ist, Online-Faxe statt konventioneller Faxe zu verwenden

Online-Faxe

Fax ist ein wesentliches Hilfsmittel, das hauptsächlich in der Geschäftswelt verwendet wird. Das Tool gibt es seit vielen Jahren zum Versenden von Büromemos, Firmenkorrespondenz und vielen anderen wichtigen Dokumenten, die im Geschäftsverkehr verwendet werden. In der Vergangenheit überholte die Verwendung von Faxgeräten leicht die Verwendung von Schneckenpost. Heute haben jedoch viele Unternehmen die aktuelle Technologie übernommen.

Faxgeräte sind heute als Online-Fax oder Internet-Fax bekannt, und aus der Schnecke ist die E-Mail geworden.

 

Gegenwärtig haben die meisten Unternehmen die neue Technologie angenommen und sind zum Internet-Faxen übergegangen. Abgesehen davon, dass die Kommunikation mit der modernen Technologie immer schneller wird, spart das Internet-Faxen Geld und Zeit. Im Gegensatz zum herkömmlichen Fax können Sie Online-Faxe über Ihre E-Mail senden und empfangen, was die Kommunikation privater und sicherer macht.

Wenn Sie immer noch Faxgeräte verwenden, um den Kommunikationsbedarf Ihres Kleinunternehmens zu decken, wurden einige neue Sicherheitsmaßnahmen eingeführt, um Unternehmen zu analysieren, die typischerweise mit individuell identifizierbaren Informationen arbeiten.

Das bedeutet, dass die Inhaber kleiner Unternehmen einen Wechsel zu modernen Lösungen wie Internet-Faxen in Betracht ziehen müssen. Wie andere Unternehmen, die planen, zum Online-Faxen überzugehen, gibt es viele Dinge zu beachten, bevor Sie umsteigen. Dieser Blog-Beitrag wird die größten Risiken bei der Verwendung von Faxgeräten aufzeigen und Ihnen einige Einblicke geben, warum es für kleine Unternehmen sicherer ist, online zu faxen.

 

Vorteile und Nachteile vom Faxen

 

1. Fehlende Verschlüsselung

Viele Faxgeräte senden und empfangen immer noch Geschäftsfaxe über analoge Leitungen, die nicht verschlüsselt werden können, was sie für viele Angriffe anfällig macht. Da sich die Faxtechnologie schnell weiterentwickelt und zu einem wesentlichen Bestandteil des digitalen Workflows wird, sollten sich Unternehmen auf andere alternative Lösungen einstellen, um solchen Risiken vorzubeugen. Der Internet-Faxversand, wie z.B. die Gmail-Faxlösung, bietet kleinen Unternehmen eine verbesserte Sicherheit, die dazu beiträgt, diese Sicherheitsrisiken zu minimieren.

2. Menschliches Versagen

Laut eFax ist eine der größten Herausforderungen, denen viele kleine Unternehmen bei ihrer täglichen Arbeit begegnen, die Notwendigkeit, ihre Faxkommunikation zu schützen. Wenn Sie die vertraulichen Daten Ihres Unternehmens schützen, ist das größte Risiko, dem Sie ausgesetzt sind, menschliches Versagen. Für die Betriebe, die Faxgeräte verwenden, reicht schon eine falsche Falschwahl oder ein anderes menschliches Versagen, um eine Datenverletzung herbeizuführen, insbesondere wenn die Geschäftsdokumente in die falschen Hände gelangen.

3. Unbefugter Zugang zu vertraulichen Geschäftsdokumenten

Die andere große Sorge für die Unternehmen, die Faxgeräte in der Geschäftskommunikation einsetzen, ist der unbefugte Zugriff auf vertrauliche Geschäftsdokumente. Während viele kleine Unternehmen einige Betriebsprotokolle haben, die typischerweise die Richtlinien für den Betrieb und die Nutzung von Faxgeräten und die Personen, die Zugang zu den Faxgeräten haben, festlegen, halten sich einige Firmenmitarbeiter nicht an diese Regeln. Das bedeutet, dass Personen mit unbefugtem Zugriff bequem so aussehen könnten, als würden die Faxgeräte vertrauliche Dokumente empfangen. Personen könnten auch einige Dokumente mitnehmen, auf die sie nicht zugriffsberechtigt sind.

Damals war das kein Problem, es sei denn, hinter solchen Aktionen steckte ein unbefugter Zweck oder böswillige Absicht. Heute wird jedoch aufgrund strenger Vorschriften jede Form des unberechtigten Zugriffs auf Geschäftsdaten oder -dokumente als Verstoß gegen die geltenden Vorschriften betrachtet. Der Online-Faxversand bietet Ihnen erhöhte Sicherheit bei allen Ihren Faxdatenübertragungen, wodurch Sie Ihre Kunden, Klienten, Mitarbeiter und Ihr Unternehmen vor allen Risiken schützen können, die Probleme bei der Einhaltung der Datensicherheit verursachen können.

4. Hacking-Risiken

Die meisten Menschen gehen davon aus, dass ein Faxgerät nicht wie E-Mails oder Computer gehackt werden kann. In Wirklichkeit fehlt es an der Sicherheit von Faxgeräten, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, die nicht erheblich in Systeme investieren, die recht sicher sind. Das liegt an den unverändert gebliebenen Faxübertragungsprotokollen, die die Faxgerätetechnologien immer wieder anfällig für Hackerangriffe machen.

Außerdem nutzen viele kleine Unternehmen All-in-One-Faxgeräte, um sich mit anderen IT-Systemen zu verbinden. So ist beispielsweise die E-Mail-zu-Fax-Option eine der üblichen Methoden, durch die Ihr gesamtes Unternehmen kompromittiert werden kann. Diese Option birgt ernsthafte Anfälligkeiten in den Übertragungsverfahren von All-in-One-Geräten.

Die Sicherheit Ihrer gesamten Geschäftsfaxe, die Sie im Speicher und bei der Übertragung haben, vor Angriffen zu schützen, ist eine Priorität. Der Internet- oder Online-Sicherheits-Faxversand nutzt die fortschrittlichsten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um die sensibelsten Dokumente in Ihren Geschäftsprozessen zu schützen. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen in einem der stark regulierten Bereiche tätig ist, in denen Sie die festgelegten Vorschriften einhalten müssen, und Sie einen fortschrittlichen Schutz benötigen.

 

Umstellung auf Internet-Fax

 

Da der Faxversand auch heute noch ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation in vielen Unternehmen ist, können Sie ihn sicherer machen, indem Sie auf Technologie umsteigen, anstatt herkömmliche Faxgeräte zu verwenden, die nicht die entscheidende Sicherheitsebene enthalten, die im modernen digitalen Zeitalter erforderlich ist. Im Gegensatz zu dieser Annahme müssen Kleinunternehmer das Faxen in ihrer Geschäftskommunikation nicht vollständig eliminieren. Sie können weiterhin Faxe verwenden, um Geschäftsdokumente in digitaler Form über Internet-Faxlösungen zu senden und zu empfangen.

Am Anfang mag der Wechsel zum Online-Faxen für kleine und mittlere Unternehmen ziemlich einschüchternd erscheinen, aber wie bei jeder anderen digitalen Lösung ist der Prozess ziemlich einfach, und Sie können die aktuellen Sicherheitsmaßnahmen, die einen sicheren Faxversand gewährleisten, nahtlos anwenden. Es gibt viele Internet-Faxdienste, die volle Konnektivität und fortgeschrittene Verschlüsselung bieten, so dass Sie Faxe per E-Mail empfangen und versenden können.

 

Fazit

 

Die Technologie entwickelt sich in allen Wirtschaftszweigen rasch weiter, und kleine Unternehmen sollten sich schnell anpassen und auf effizientere und sicherere Lösungen umstellen, um ihren Geschäftsbetrieb und ihre Gesamtproduktivität zu verbessern. Einer der wichtigsten Geschäftsvorgänge, bei dem viele kleine Unternehmen bei der Einführung neuer Technologien hinterherhinken, ist der Faxversand. Der Umstieg von analogen Faxgeräten auf digitale Internet-Faxe ist eine ausgezeichnete Option für jedes Unternehmen im digitalen Zeitalter.

Das Internet-Faxen ermöglicht es Ihnen, Geschäftsdokumente von jedem Ort aus mit einem Tablet, Smartphone oder Computer zu senden und zu empfangen. Sie brauchen überhaupt kein Faxgerät zu benutzen. Der Online-Faxdienst bietet eine breite Palette von Internet-Faxfunktionen wie elektronische Unterschrift, gemeinsame Nutzung großer Dateien, Online-Faxspeicher und Online-Dateitausch, um Ihren Anforderungen an die Geschäftskommunikation gerecht zu werden. Achten Sie bei der Suche nach einem Anbieter von Online-Faxdiensten darauf, dass Sie den richtigen Internet-Faxdienst auswählen, der den Anforderungen Ihres Kleinunternehmens am besten gerecht wird.

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